[进口交流]外包过程与采购过程的区别与联系 [复制链接]

笔者发现，一些组织和个人忽视了外包过程和采购过程之间的区别，常把两者混为一谈。有的在选择、评价和重新评价供方时，也将外包过程纳入，并写入同样格式的质量记录；有的甚至将组织的其他外包过程授权采购部门负责实施。这些做法不妥。
    ISO9001:2000标准在"4.1总要求"中提出对外包过程的要求，而没有将其放到"7.4.1采购过程"中，可见两者有期差异性。这表明：标准对采购的要求，不能完全涵盖对外包过程的要求。一些外包过程（如产品的制造过程）的控制和管理虽然与采购过程的要求有类似之处，但不能划等号。对于设计和开发类的外包过程，更不能硬套采购过程的要求，应制定相应的程序和相关的文件对其实施控制和管理。
    一、两者的区别
    1、目的有所不同
    对外包过程进行控制和管理的目的，是确保其满足质量管理体系所要求的过程能力。承包方必须按照组织对过程事先策划的安排（遵循所提供的程序或相关文件）进行运作。
对采购过程进行控制的目的，是确保组织所采购的产品在质量要求、交付和服务等方面符合己规定的采购要求。尤其对于影响组织最终产品质量的产品的采购，有效进行供方选择、评价和重新评价的控制至关重要。
    2、对象有所不同
    对外包过程的控制和管理，侧重于过程的监视和测量，控制对象是过程，当然也包括对过程的结果（提供的产品）进行验证。否则，无法充分证明其过程具备的能力。
对采购过程的控制，侧重于产品的监视和测量，控制对象是产品。控制的主要方式是进货验证，只有在"适当时"（包括特殊过程、关键过程或对最终产品构成重要影响时），可向供方提出某些方面的要求（7.4.2条款），目的是使供方持续提供符合组织所要求的产品。
    3、控制方法有所不同
    对外包过程既要实施控制，又要进行管理，涉及从输入到输出的整个运作过程（包括其子过程）。如对产品制造过程的外包，不仅应对其过程实施必要的监视，还应从原材料验证开始，直至最终产品的监视和测量，都保持相应的记录。采购过程一般不涉及供方产品实现过程的管理，其控制方法紧紧围绕供方所提供的产品、交付和服务等方面进行验证，除"适当外"，很少要求供方必须进行原材料进货验证、半成品检验和提供记录或报告。
    4、实施部门有所不同
    对采购过程实施控制，主要责任者是组织的采购部门或供应部门。若把设计和开发过程、产品防护过程（如成品的储藏和运输）、产品的监视和测量过程（如房地产商委托监理部门实施建房跟踪）、服务过程（如旅行社委托异地景点导游）等外包过程，一律有采购部门或供应部门进行控制和管理，显然不合适。只有将外包过程授权对口部门或由分管负责人实施控制和管理，才能取得预期的效果。
    二、两者的联系
    外包过程和采购过程具有一定的内联系。如采购过程中的选择、评价和重新评价供方的方式，组织与合格供方签订相关合同或协议的形式以及在"适当时"对供方提出其他要求等，外包过程都可以借鉴。尤其是产品制造过程的外包，很多要求都和采购过程的要求相类似，只是在控制程度和管理要求方面有所不同，稍加补充和完善即可实施。
    三、组织应关注的重点
    对采购过程如何控制，标准已给出了明确的要求。对外包过程如何控制和管理，则是一个新的课题。笔者认为：对组织最终产品不构成质量影响或稍有影响的外包过程（如产品包装、运输或间接服务等），可以参照采购过程对供方的要求实施控制。关注的重点，应是对组织最终产品构成重要影响的外包过程，必须谨慎对待，不可掉以轻心，否则会影响质量管理体系的适应性、充分性和有效性。控制和管理应双管齐下，不可偏重任何一项。
    1.控制方法
    （1）组织应提供或批准承包方所需的信息（如产品规范、图样、服务规范、过程程序、确认准则、验收标准和规程、作业指导书和其他规定），并要求承包方按规定严格实施。
    （2）向承包方提出或批准过程基础设施（不仅是设备一项）、过程环境的适用要求。
    （3）向承包方提出岗位人员能力胜任的要求（包括适当的培训、教育、技能和经验）。
    （4）向承包方提出对过程持续改进（遵循PDCA过程循环）的要求。
    （5）向承包方提出保持产品实现的运作和对过程实施监控的完整记录。
    2.管理方法
    （1）组织应实地考察、选择、评价和重新评价承包方，并鼓励或要求承包方建立和实施能够覆盖本组织产品的质量管理体系或制定必要的质量计划。
    （2）按外包过程的不同性质，组织应授权下属对口部门实施管理，并制定相应的职责和权限，由对口部门负责与承包方进行沟通（包括签订合同和收集有关信息）。
    （3）组织应对外包过程进行监视和测量。如设立检控点、设置必要的监控仪器仪表、进行数据分析并采用适用的统计技术，由专人进行现场巡回检查。必要时，对承包方进行内、外部的外包过程审核和定期实施监督审查，并将外包过程能力的综合评价作为管理评审的输入信息，从中寻找改进的机会。
    （4）要求承包方在发现过程和产品不合格或有潜在不合格的倾向时，及时采取纠正/预防措施，以确保外包过程持续有效。
总之，应把外包过程视同组织的内部过程进行控制和管理。     笔者发现，一些组织和个人忽视了外包过程和采购过程之间的区别，常把两者混为一谈。有的在选择、评价和重新评价供方时，也将外包过程纳入，并写入同样格式的质量记录；有的甚至将组织的其他外包过程授权采购部门负责实施。这些做法不妥。
    ISO9001:2000标准在"4.1总要求"中提出对外包过程的要求，而没有将其放到"7.4.1采购过程"中，可见两者有期差异性。这表明：标准对采购的要求，不能完全涵盖对外包过程的要求。一些外包过程（如产品的制造过程）的控制和管理虽然与采购过程的要求有类似之处，但不能划等号。对于设计和开发类的外包过程，更不能硬套采购过程的要求，应制定相应的程序和相关的文件对其实施控制和管理。
    一、两者的区别
    1、目的有所不同
    对外包过程进行控制和管理的目的，是确保其满足质量管理体系所要求的过程能力。承包方必须按照组织对过程事先策划的安排（遵循所提供的程序或相关文件）进行运作。
对采购过程进行控制的目的，是确保组织所采购的产品在质量要求、交付和服务等方面符合己规定的采购要求。尤其对于影响组织最终产品质量的产品的采购，有效进行供方选择、评价和重新评价的控制至关重要。
    2、对象有所不同
    对外包过程的控制和管理，侧重于过程的监视和测量，控制对象是过程，当然也包括对过程的结果（提供的产品）进行验证。否则，无法充分证明其过程具备的能力。
对采购过程的控制，侧重于产品的监视和测量，控制对象是产品。控制的主要方式是进货验证，只有在"适当时"（包括特殊过程、关键过程或对最终产品构成重要影响时），可向供方提出某些方面的要求（7.4.2条款），目的是使供方持续提供符合组织所要求的产品。
    3、控制方法有所不同
    对外包过程既要实施控制，又要进行管理，涉及从输入到输出的整个运作过程（包括其子过程）。如对产品制造过程的外包，不仅应对其过程实施必要的监视，还应从原材料验证开始，直至最终产品的监视和测量，都保持相应的记录。采购过程一般不涉及供方产品实现过程的管理，其控制方法紧紧围绕供方所提供的产品、交付和服务等方面进行验证，除"适当外"，很少要求供方必须进行原材料进货验证、半成品检验和提供记录或报告。
    4、实施部门有所不同
    对采购过程实施控制，主要责任者是组织的采购部门或供应部门。若把设计和开发过程、产品防护过程（如成品的储藏和运输）、产品的监视和测量过程（如房地产商委托监理部门实施建房跟踪）、服务过程（如旅行社委托异地景点导游）等外包过程，一律有采购部门或供应部门进行控制和管理，显然不合适。只有将外包过程授权对口部门或由分管负责人实施控制和管理，才能取得预期的效果。
    二、两者的联系
    外包过程和采购过程具有一定的内联系。如采购过程中的选择、评价和重新评价供方的方式，组织与合格供方签订相关合同或协议的形式以及在"适当时"对供方提出其他要求等，外包过程都可以借鉴。尤其是产品制造过程的外包，很多要求都和采购过程的要求相类似，只是在控制程度和管理要求方面有所不同，稍加补充和完善即可实施。
    三、组织应关注的重点
    对采购过程如何控制，标准已给出了明确的要求。对外包过程如何控制和管理，则是一个新的课题。笔者认为：对组织最终产品不构成质量影响或稍有影响的外包过程（如产品包装、运输或间接服务等），可以参照采购过程对供方的要求实施控制。关注的重点，应是对组织最终产品构成重要影响的外包过程，必须谨慎对待，不可掉以轻心，否则会影响质量管理体系的适应性、充分性和有效性。控制和管理应双管齐下，不可偏重任何一项。
    1.控制方法
    （1）组织应提供或批准承包方所需的信息（如产品规范、图样、服务规范、过程程序、确认准则、验收标准和规程、作业指导书和其他规定），并要求承包方按规定严格实施。
    （2）向承包方提出或批准过程基础设施（不仅是设备一项）、过程环境的适用要求。
    （3）向承包方提出岗位人员能力胜任的要求（包括适当的培训、教育、技能和经验）。
    （4）向承包方提出对过程持续改进（遵循PDCA过程循环）的要求。
    （5）向承包方提出保持产品实现的运作和对过程实施监控的完整记录。
    2.管理方法
    （1）组织应实地考察、选择、评价和重新评价承包方，并鼓励或要求承包方建立和实施能够覆盖本组织产品的质量管理体系或制定必要的质量计划。
    （2）按外包过程的不同性质，组织应授权下属对口部门实施管理，并制定相应的职责和权限，由对口部门负责与承包方进行沟通（包括签订合同和收集有关信息）。
    （3）组织应对外包过程进行监视和测量。如设立检控点、设置必要的监控仪器仪表、进行数据分析并采用适用的统计技术，由专人进行现场巡回检查。必要时，对承包方进行内、外部的外包过程审核和定期实施监督审查，并将外包过程能力的综合评价作为管理评审的输入信息，从中寻找改进的机会。
    （4）要求承包方在发现过程和产品不合格或有潜在不合格的倾向时，及时采取纠正/预防措施，以确保外包过程持续有效。
总之，应把外包过程视同组织的内部过程进行控制和管理。  

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